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Comment effectuer un remboursement ?

Dans cet article, nous vous expliquons comment effectuer un remboursement avec le module Gestion & Administration de Skolengo, en 5 étapes illustrées.

1. Vérifier les modes de paiement possibles pour les remboursements

Dans le module "Gestion", rendez-vous sous le menu : "Saisie > Divers > Modes de paiement" et vérifiez quels modes de paiement peuvent être utilisés pour les remboursements.


Pour ajouter un mode de paiement par remboursement, cliquez sur "Modifier" sur la ligne du mode de paiement, cochez la case "Remboursement" puis cliquez sur "Enregistrer".

2. Enregistrer un remboursement

Souvent, la date à laquelle la décision est prise de rembourser n'est pas celle à laquelle le remboursement est réalisé. Pour enregistrer un remboursement (indiquer que la décision a été prise de rembourser le payeur), rendez-vous dans le module Gestion, sous le menu "Finances > Avances et acomptes", recherchez le payeur concerné et cliquez sur l'icône "Remboursement" dans la colonne "Actions" :


S'il s'agit d'un acompte à rembourser par exemple, vous pouvez le rembourser entièrement ou partiellement en modifiant la somme dans la case "Remboursement acompte" à droite de l'écran qui s'affiche. Vous pouvez également indiquer la date de paiement du remboursement et le mode de paiement qui sera utilisé. Cliquez ensuite sur le bouton bleu "Enregistrer" à gauche pour confirmer l'opération ("Enregistrer" signifie que la décision a été prise de rembourser le payeur) :

3. Réaliser un remboursement

Si votre remboursement a déjà été enregistré (il est "initié" ou "prêt") et vous souhaitez le "terminer", vous pouvez le retrouver dans la liste des encaissements (cf. étape 5 pour plus de détails).

Pour réaliser un remboursement (indiquer qu'un remboursement a été effectué), rendez-vous dans le module Gestion, sous le menu "Finances > Avances et acomptes", recherchez le payeur concerné et cliquez sur l'icône "Remboursement" dans la colonne "Actions" :


S'il s'agit d'un acompte à rembourser par exemple, vous pouvez le rembourser entièrement ou partiellement en modifiant la somme dans la case "Remboursement acompte" à droite de l'écran qui s'affiche. Vous pouvez également indiquer la date de paiement du remboursement et le mode de paiement qui a été utilisé. Cliquez ensuite sur le bouton vert "Rembourser" à droite pour confirmer l'opération ("Rembourser" signifie que le payeur a bien été remboursé) :

4. Différences entre "Enregistrer" et "Rembourser"

  • Le bouton bleu "Enregistrer" initie simplement un remboursement (la somme est réservée pour être remboursée et ne pourra plus être ventilée) et le bouton vert "Rembourser" vert effectue le remboursement ;
  • Comptablement, le bouton bleu "Enregistrer" transfère l'argent du compte d'avance au compte de remboursement et le bouton vert "Rembourser" solde le compte de remboursement avec le compte du mode de paiement ;
  • À noter qu'en passant par le bouton vert directement, les deux étapes seront réalisées simultanément, il n'y a donc pas forcément besoin de réaliser un remboursement en deux étapes.
À noter également : les boutons "Enregistrer" et "Rembourser" peuvent être visibles ou non selon le niveau de droits des utilisateurs. Si vous ne voyez pas l'un ou l'autre, modifiez les accès du compte utilisateur :
 

5. Retrouver un remboursement enregistré ou réalisé

Tous les remboursements enregistrés peuvent être retrouvés dans le module Gestion, sous le menu "Finances > Encaissements", grâce au filtre "Type" disponible, où vous pouvez filtrer la liste des remboursements à afficher :
  • Remboursement : pour afficher tous les remboursements enregistrés et effectués (initiés, prêts, terminés) ;
  • Remboursement initié : pour afficher tous les remboursements enregistrés sans mode de paiement sélectionné ;
  • Remboursement prêt : pour afficher tous les remboursements enregistrés avec un mode de paiement sélectionné ;
  • Remboursement terminé : le remboursement a été réalisé.

Mis à jour le 15 mai 2020