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Guide Préinscriptions : ouvrir et gérer les préinscriptions en 3 étapes

(Re)découvrez dans cet article nos 3 étapes clés détaillées et illustrées pour ouvrir et gérer les préinscriptions avec Skolengo Gestion.

Nous mettons à votre disposition cet article détaillé pour accompagner notre Infographie : comment fonctionnent les préinscriptions avec Skolengo Gestion ?

Cliquez sur l'étape ou le paragraphe qui vous intéresse pour plus de détails :  

 Étape 1 - Configuration et démarrage de la campagne de préinscription  Étape 2 - Traitement des demandes de préinscription Étape 3 - Finalisation de la campagne de préinscription  

Étape 1 - Configuration et démarrage de la campagne de préinscription

Vérifier la configuration des décisions possibles pour les dossiers de préinscription

La configuration des décisions possibles pour les dossiers de préinscription va permettre le traitement des dossiers pour le personnel d'établissement autorisé. À chaque changement de décision pour un dossier dans Skolengo Gestion suivi d'une synchronisation avec le portail parents, les responsables concernés pourront voir le changement sur le portail parents (cf. exemple vue parent - Dossier en attente de paiement des frais d'inscription).

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu :  "Saisie > Scolarité > Décisions" pour vérifier les différentes décisions des dossiers de préinscription :


Menu : Saisie > Scolarité > Décisions

Le tableau listant les différentes décisions possibles pour les dossiers de préinscription apparaît (les décisions "Admis" et "Refus" sont déjà créées par défaut dans l'application).
Vous avez la possibilité de :
  • Modifier les paramètres des décisions déjà présentes dans le tableau en cliquant sur l'icône "crayon" en bout de ligne ;
  • Ajouter une nouvelle décision ;
  • Modifier globalement les paramètres des décisions possibles (pour avoir une meilleure vision du workflow global).
Décisions
Menu : Saisie > Scolarité > Décisions -  Actions "Ajouter" et "Modifications globales"
 
Décisions
Menu : Saisie > Scolarité > Décisions -  Service "Modifications globales"

Pour chaque décision, vous pouvez indiquer si elle :
  • Permet un transfert vers une autre décision (selon les choix réalisés par l'établissement) ;
  • Autorise un encaissement (la décision permet de réaliser un encaissement pour les préinscrits, c'est à dire que les parents doivent venir régler les frais de préinscription pour que les préinscrits puissent être transférés en élèves) ;
  • Peut-être refusée (selon les critères de l'établissement).
Décision
Menu : Saisie > Scolarité > Décisions -  Détail d'un dossier avec décision "Admis" (exemple)


 

Vérifier les formations suivies et les documents administratifs à remettre

Vérifier la configuration des formations suivies (MEF)

La configuration des formations suivies (MEF) va permettre aux responsables d'inscrire leurs enfants aux MEF proposés (cf. exemple vue parent - Vœu de formation).

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF)" pour vérifier la liste des formations suivies (MEF) de votre établissement.


Menu : Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF)



Menu : Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF) : exemple d'une liste de MEF

Vérifiez ensuite le paramétrage de chaque MEF. En particulier, vérifiez que les contenus de chaque MEF (langues, options, activités et informations diverses) sont bien paramétrés pour l'année scolaire à venir.


Menu : Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF) > Détail d'un MEF > Langues


Menu : Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF) > Détail d'un MEF > Options


Menu : Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF) > Détail d'un MEF > Activités


Menu : Saisie > Scolarité > Formations suivies (MEF) > Détail d'un MEF > Divers

À noter concernant la configuration des MEFs et l'affichage des informations correspondantes pour les responsables :
  • Les informations renseignées dans les menus "Langues", "Options" et "Activités" seront celles affichées et demandées aux responsables lors du processus de préinscription ;
  • Les informations renseignées dans le menu "Divers" peuvent ne pas être affichées/demandées aux responsables si les données "Régime", "Étude" ou encore "Garderie" sont configurées "NON" dans le tableau "Préinscription enfant" du Menu : "Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Affichage" (cf. § Configurer l'affichage des informations demandées).

Vérifier la configuration des documents administratifs à remettre

La configuration des documents administratifs va permettre de déterminer quels documents pourront ou devront être remis par les responsables lors du processus de préinscription. (cf. exemple vue parent - Documents transmis)

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Saisie > Divers > Documents administratifs" pour vérifier la liste des documents que les parents pourront ou devront déposer sur le portail parents.


Menu : Saisie > Divers > Documents administratifs


Menu : Saisie > Divers > Documents administratifs - exemple d'une liste de documents administratifs

Vérifiez ensuite le paramétrage de chaque document administratif. En particulier, vérifiez si le document demandé est affiché sur le portail parents, si sa remise est obligatoire ou non et pour quelle(s) formations suivies (MEF) le document peut ou doit être remis.


Menu : Saisie > Divers > Documents administratifs - Détail du document administratif "Copie carte d'identité" 

Renseigner les conditions de préinscription

Le renseignement des conditions de préinscription va permettre de rendre les conditions de préinscription obligatoires à accepter côté responsables pour qu'ils puissent préinscrire leurs enfants. (cf. exemple vue parent - Conditions de préinscription).

Depuis la page d'accueil de l'application Skolengo Gestion, rendez-vous sous le menu : "Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Conditions de préinscription" pour vérifier ou éditer les conditions de préinscription qui devront obligatoirement être acceptées par les responsables à la première étape du processus de préinscription. Les conditions de préinscription se configurent par établissement à l'aide d'un éditeur de contenu, et peuvent être mises en ligne en 3 langues.


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Conditions de préinscription


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Conditions de préinscription - Édition des conditions de préinscription

Configurer l'affichage des informations demandées

La configuration des données d'affichage va permettre de déterminer quelles informations obligatoires ou optionnelles seront demandées aux responsables lors du processus de préinscription. (cf. exemple vue parent - Informations affichées et demandées au responsable concernant le(s) responsables(s)).

Depuis la page d'accueil de l'application Skolengo Gestion, rendez-vous sous le menu : "Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Affichage" pour vérifier les informations qui seront affichées et demandées aux responsables lors du processus de préinscription. Pour cela, vérifiez les données des tableaux "Préinscription responsable" et "Préinscription enfant" : pour chaque donnée, vous pouvez choisir si elle sera affichée ou non et obligatoire à saisir ou non lors de la préinscription de l'élève.


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Affichage


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) >Affichage - Vérification des données des tableaux "Préinscription responsable" et "Préinscription enfant"

Vérifier l'activation/configuration du paiement en ligne

Le paiement des frais de dossier et/ou des frais d'inscription pourra être effectué en ligne par les responsables dès lors que le mode de paiement en ligne est configuré sur le portail parents. (cf. exemple vue parent - Dossier en attente de paiement des frais d'inscription).

Depuis la page d'accueil de l'application Skolengo Gestion, rendez-vous sous le menu : " "Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale > Paiement"" pour activer et configurer le paiement en ligne.


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale > Paiement - Exemple de configuration du mode de paiement "Payline"

Ouvrir/activer le service de préinscription sur le portail parents 

L'activation du service de préinscription va permettre de rendre visible la campagne d'inscription sur le portail parents tout au long des plages d'ouverture définies. (cf. exemple d'une annonce d'une campagne de préinscription sur le portail parents)

Depuis la page d'accueil de l'application Skolengo Gestion, rendez-vous sous le menu : "Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale > Préinscription" pour activer le service de préinscription sur le portail parents en cochant la case ad hoc


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale > Préinscription - Case à cocher "Service de préinscription"

Compléter les plages d'ouverture des inscriptions par niveau

Une fois la case "Service de préinscription" cochée, renseignez une fiche descriptive pour la période de préinscription à venir : insérez dans cette case une URL vers un fichier PDF ou une page HTML hébergé(e) par l'établissement. Sélectionnez ensuite une date de naissance maximum puis complétez les plages d'ouverture des inscriptions par niveau.


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale > Préinscription - Renseignement des fiches descriptives et des plages d'ouverture

Renseigner des frais de dossier et/ou des frais d'inscription

Vous pouvez  renseigner des frais de dossier par niveau et/ou renseigner des frais d'inscription par niveau et nationalité qui seront demandés aux responsables lors de la préinscription et pourront être payés en ligne.


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration globale > Préinscription - Renseignement des frais de dossiers et frais d'inscription par nationalité


 

Étape 2 - Traitement des demandes de préinscription

Utiliser les filtres pour afficher tous les dossiers de préinscription

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Personnes > Préinscrits" pour analyser les demandes d'inscription et décider des suites à donner aux dossiers


Menu : Personnes > Préinscrits

Vous pouvez afficher à l'aide des filtres disponibles tous les dossiers de préinscription remis par les responsables sur le portail parents (avec les filtres Transfert : "Non transféré" et Trier par : "Date d'inscription antéchronologique" par exemple).


Menu : Personnes > Préinscrits - Filtres
 

Analyser les dossiers : étudier les informations saisies par les responsables

Pour étudier les informations saisies par un responsable, cliquez sur le dossier correspondant dans le tableau et passez en revue tous les onglets du dossier de préinscription.


Menu : Personnes > Préinscrits - Clic sur un dossier en attente


Menu : Personnes > Préinscrits > Détail d'un dossier - Les différents onglets du dossier

Rendre les décisions et changer les statuts des dossiers

À chaque changement de décision pour un dossier dans Skolengo Gestion suivi d'une synchronisation avec le portail parents, les responsables concernés pourront voir le changement sur le portail parents.

Pour changer le statut d'un dossier (le passer en "Refus", "En attente", "Admis", "Admis payé", etc.), cliquez sur le bouton "Décision" de l'onglet "Information générales" du dossier


Menu : Personnes > Préinscrits > Détail d'un dossier - Action : "Décision"

Créer de nouveaux dossiers pour les préinscriptions réalisées hors ligne

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Personnes > Préinscrits" et cliquez sur "+ Nouvelle préinscription" pour créer un nouveau dossier suite à une demande de préinscription réalisée hors ligne

Menu : Personnes > Préinscrits

Ajoutez les informations obligatoires d'au moins un responsable et les informations obligatoires de l'élève  (champs comportant des liserets rouges), puis cliquez sur "Enregistrer" pour créer le nouveau dossier.
 

Menu : Personnes > Préinscrits - Action "Nouvelle préinscription"


Menu : Personnes > Préinscrits - Action "Nouvelle préinscription" : renseignement des informations du responsable 1
 


Menu : Personnes > Préinscrits - Action "Nouvelle préinscription" : renseignement des informations de l'élève

Le dossier de préinscription est alors créé. De la même manière que pour les dossiers remis en ligne, il pourra être traité et retrouvé à tout moment via les filtres disponibles sous le menu : "Personnes > Préinscrits".
 

Partager vos observations avec vos collègues sur les dossiers des préinscrits

Les observations apposées sur les dossiers des préinscrits sont à destination du personnel d'établissement en charge du traitement des dossiers : elles ne sont jamais visibles des responsables.

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Personnes > Préinscrits" et cliquez sur un dossier pour accéder à son détail.


Menu : Personnes > Préinscrits - Clic sur un dossier en attente

Rendez-vous sous l'onglet "Divers" puis modifiez l'information complémentaire "Saisie libre" en entrant votre observation dans le champ "Valeur", et cliquez sur "Enregistrer". L'observation sera alors mise en évidence par la suite quel que soit l'onglet du dossier consulté.


Menu : Personnes > Préinscrits - Clic sur un dossier en attente : onglet "Divers"


Menu : Personnes > Préinscrits - Clic sur un dossier en attente - Onglet "Divers" : Modification de l'information complémentaire "Saisie libre"



Menu : Personnes > Préinscrits - Clic sur un dossier en attente -  Observation visible par le personnel d'établissement depuis tous les onglets

Suivre les statistiques des dossiers de préinscription

Des rapports statistiques complets concernant les dossiers de préinscription sont automatiquement générés (nombre de dossiers, camembert des décisions,etc.).

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Staistiques > Inscriptions > Préinscription" pour visualiser les rapports disponibles.


Menu : Staistiques > Inscriptions > Préinscription - Rapports statistiques concernant les préinscriptions

Étape 3 - Finalisation de la campagne de préinscription

Contrôler les paiements

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Personnes > Préinscrits" pour contrôler les paiements.


Menu : Personnes > Préinscrits

Vous pouvez afficher à l'aide des filtres disponibles tous les dossiers de préinscription dont les frais ont été payés (filtres Transfert : "Non transféré", Frais payé : "Oui" et Trier par : "Nom de famille alphabétique" par exemple).


Menu : Personnes > Préinscrits - Filtres

Transférer les "admis payés" en élèves

Pour finaliser les inscriptions, rendez-vous sous le menu : "Personnes > Préinscrits" et transférez en élèves tous les dossiers de préinscrits dont les frais ont été payés, soit en masse, soit individuellement.


Menu : Personnes > Préinscrits - Bouton d'action de masse "Transfert en élève"


Menu : Personnes > Préinscrits - Exécution de l'action de masse "Transfert en élève"


Menu : Personnes > Préinscrits - Transfert en élève individuel


Le transfert des dossiers "préinscrits admis payés" en élèves permettra la création et la gestion des nouvelles fiches responsables et fiches élèves dans la base de données de l'établissement.

Mis à jour le 11 mai 2020