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Comment gérer les dossiers partagés d'un espace de classe ?

Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre des documents à disposition de vos élèves en utilisant le service "Dossiers partagés" des espaces de classe.

Créer un nouveau dossier partagé

Gérer une multitude de dossiers partagés

Vue et actions possibles côté élève

Tutoriel : créez un espace de stockage commun [Enseignant + Élève]

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Créer un nouveau dossier partagé

Pour mettre un ou plusieurs document(s) à disposition des élèves dans un espace de classe, suivez les étapes suivantes.

1. S'il n'existe pas encore, créer l'espace de classe qui contiendra le dossier partagé

Depuis le menu "Rubriques", si vous disposez des droits suffisants*, vous pouvez créer une nouvelle rubrique et la placer sous l'espace de classe cible. Un exemple ci-dessous avec la création d'un nouvel espace "Arts plastiques" pour la classe 6B :



Pour plus d'informations sur la création et la gestion d'un nouvel espace de classe, ne manquez pas la vidéo de notre série un jour un tuto : #Tuto8 : Comment créer son propre espace de classe ? [Enseignant]

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* Si vous ne voyez pas le menu "Rubriques" dans le menu de gauche, contactez votre administrateur ENT afin qu'il attribue le rôle "Accès liste" sur le service "Rubriques" à la population d'utilisateurs de profil "Enseignant".

 

2. Activer le service "Dossiers" dans les paramètres de la rubrique

Dans les paramètres de votre rubrique, sous l'onglet "Paramètres", cliquez sur "Dossiers" pour activer le service qui vous permettra de mettre des documents à disposition de vos élèves :

Vous pouvez choisir d'activer davantage de services sur votre espace en cliquant simplement sur le service, un exemple ci-dessous avec un espace "Arts plastiques" qui comportera donc des dossiers partagés, mais aussi un blog et un forum, avec les dossiers partagés définis comme page d'accueil (onglet d'entrée) de l'espace :

Cliquez sur "Enregistrer" en haut à droite une fois vos paramètres définis.
 

3. Consulter la rubrique et l'onglet "Dossiers partagés"

Une fois le service "Dossiers" activé (cf. étape précédente), cliquez sur "Consulter la rubrique" : l'onglet "Dossiers partagés" est bien présent sur votre espace, et votre espace est accessible en accès restreint sous l'espace de classe 6B :



 

4. Vérifier les droits d'accès de votre espace

Dans "Paramètres de la rubrique", rendez-vous sous l'onglet "Droits d'accès" afin de vérifier les profils pouvant accéder à l'espace (et par conséquent aux dossiers que vous allez mettre en ligne) et les rôles associés à chaque profil.



Par défaut, un nouvel espace hérite des droits d'accès de la rubrique sous laquelle il est rangé. En ce qui concerne les espaces de classe, les profils et rôles par défaut sont généralement les suivants :


Les rôles attribués accordent des droits d'action différents aux utilisateurs au sein de l'espace :

droits d'accès rubriques

Pour le service "dossiers partagés" :
  • Gestionnaire et Modérateur : les utilisateurs disposant de l'un de ces rôles peuvent créer, supprimer et modifier tous les contenus (dossiers, sous-dossiers et fichiers).
  • Rédacteur avec mise en ligne : les utilisateurs disposant de ce rôle peuvent uniquement créer des sous-dossiers dans les dossiers déjà créés par les gestionnaires et ajouter/supprimer des fichiers dans les sous-dossiers qu'ils ont créés.
  • Visiteur et Rédacteur : les utilisateurs disposant de l'un de ces rôles ont accès aux dossiers ainsi qu'à leurs contenus respectifs, mais ne disposent pas d'action de création, d'ajout, de modification ou de suppression.
      
Vous pouvez apporter des modifications sur les droits d'accès à votre espace si vous le souhaitez, en supprimant par exemple le profil "Enseignant" et en vous ajoutant en tant que "Gestionnaire" : les autres enseignants ne pourront alors pas accéder à votre espace et vous en serez le seul gestionnaire (avec l'administrateur ENT qui pourra intervenir sur votre espace en cas de besoin).


5. Créer un dossier qui servira à stocker les fichiers que les élèves pourront récupérer

5.1 Création du nouveau dossier

Sous l'onglet "Dossiers partagés", cliquez sur "Créer un dossier" puis renseignez un titre au dossier (obligatoire) et une description (optionnelle) :


Si les droits d'accès aux dossiers doivent être exactement les mêmes que ceux paramétrés pour l'ensemble de votre espace, cliquez directement sur "Créer le dossier" en haut à droite pour finaliser la création de votre dossier.

Si vous souhaitez que les droits d'accès à votre dossier soient différents/plus restrictifs que ceux de votre espace, cliquez sur "Personnalisés" dans le bloc "Droits d'accès" qui apparaît sur l'écran de création de votre dossier.


 

5.2 Personnalisaton des droits d'accès au dossier

Pour rappel, en ce qui concerne le service "dossiers partagés", les différents rôles qui peuvent être attribués aux utilisateurs permettent les actions suivantes :
  • Gestionnaire et Modérateur : les utilisateurs disposant de l'un de ces rôles peuvent créer, supprimer et modifier tous les contenus (dossiers, sous-dossiers et fichiers).
  • Rédacteur avec mise en ligne : les utilisateurs disposant de ce rôle peuvent uniquement créer des sous-dossiers dans les dossiers déjà créés par les gestionnaires et ajouter/supprimer des fichiers dans les sous-dossiers qu'ils ont créés.
  • Visiteur et Rédacteur : les utilisateurs disposant de l'un de ces rôles ont accès aux dossiers ainsi qu'à leurs contenus respectifs, mais ne disposent pas d'action de création, d'ajout, de modification ou de suppression.
Ainsi, si par exemple vous souhaitez :
  • Que les élèves puissent uniquement accéder à votre dossier et récupérer les fichiers mais ne puissent effectuer aucune modification sur les contenus ;
  • Que les parents ne voient pas du tout votre dossier.
Positionnez les droits d'accès comme suit :


Puis cliquez sur "Créer le dossier" en haut à droite pour finaliser la création de votre dossier. Votre dossier apparaît alors sous l'onglet "Dossiers partagés", et comme étant tagué avec des accès personnalisés :


 

6. Ajouter des sous-dossiers et/ou des fichiers dans le dossier que vous venez de créer

Sous l'onglet "Dossiers partagés", cliquez sur l'icône de votre dossier ou sur son titre :

Vous pouvez alors ajouter des sous-dossiers et/ou des fichiers via l'interface qui s'affiche :

Exemple, ajout de 3 sous-dossiers dans un dossier :

Exemple, ajout de plusieurs fichiers dans un sous-dossier :

Les formats de fichiers les plus courants peuvent être ajoutés à vos dossiers/sous-dossiers : *.pdf, *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.txt, *.rtf, *.odt, *,ods, *.odp, *.odg, *.odc, *.odi, *.jpg, *.jpeg, *png.
 

7. Communiquer l'URL du dossier aux élèves

Une fois votre dossier créé (cf. étape 5) et vos fichiers ajoutés (cf. étape 6), indiquez le chemin du dossier qui contient les documents à vos élèves et/ou communiquez simplement l'url du dossier via le canal de votre choix : dans un message via la messagerie de l'ENT, dans une activité pédagogique, dans un article de blog, etc...

Gérer une multitude de dossiers partagés

1. Trier l'ordre d'apparition des dossiers

Par défaut, les dossiers que vous créez se rangent automatiquement par ordre alphabétique. 

Si vous souhaitez modifier leur ordre d'affichage, vous pouvez les numéroter.

2. Supprimer les dossiers et fichiers obsolètes

Nous vous encourageons à "faire le ménage" régulièrement dans les dossiers partagés de vos espaces de classe, pour que les élèves puissent plus facilement retrouver les documents mais aussi pour libérer de l'espace. Vous pouvez à tout moment supprimer les fichiers, sous-dossiers et dossiers de vos espaces partagés.

3. Augmenter les capacités de stockage

Si vous ne pouvez supprimer aucun contenu de votre espace de classe et que vous avez atteint le quota maximal autorisé, adressez-vous à votre administrateur ENT afin qu'il augmente le quota de votre espace, dans la mesure du possible.

  

Vue et actions possibles côté élève

1. Accéder à un dossier partagé

Les élèves accèdent aux dossiers partagés via l'espace de classe, suivant le mode de communication choisi par l'enseignant
Ils peuvent voir dans l'espace de classe tous les dossiers pour lesquels ils ont des droits accès.

Les peuvent aussi déposer des fichiers dans les dossiers partagés si l'enseignant leur en a donné l'autorisation.
 

2. Récupérer un ou plusieurs document(s)

Les élèves peuvent récupérer les documents des dossiers partagés auxquels ils ont accès en les téléchargeant et ou en les ajoutant à leur porte-documents ("clé USB virtuelle" sur l'ENT).



3. Déposer un document dans un dossier partagé

S'ils disposent du rôle de "rédacteur avec mise en ligne" sur l'espace de classe ou sur le dossier, les élèves disposeront des mêmes actions que l'enseignant pour ajouter des fichiers au dossier.

Mis à jour le 2 août 2020