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Communiquer, échanger, interagir

Au vu du contexte actuel, les usagers ont besoin d’informations, notamment vis à vis de la continuité pédagogique : quelle organisation a été mise en place dans l’établissement, comment le contacter, que doivent faire les élèves, etc ? Les interrogations sont nombreuses, alors comment renseigner au mieux les usagers ? L’ENT dispose nativement de plusieurs fonctionnalités dédiées à ce sujet, chacune pouvant satisfaire un ou plusieurs objectifs de l’établissement.

Communiquer vers le grand public, et l’ensemble des membres de l’établissement (personnels, élèves, parents)

Chaque établissement dispose d’une partie publique sur son ENT : faisant office de site internet public pour la plupart des établissements, c’est aussi le point d’entrée obligé pour accéder aux services offerts par l’ENT.

La page d’accueil permet d’informer les utilisateurs sur le plan mis en place par l’établissement, à minima pour ceux qui rencontreraient des difficultés avec leur login/mot de passe typiquement.

Il est conseillé à chaque établissement de regarder sa page d’accueil publique avec un regard neuf :

  • L’information affichée est-elle pertinente au vu de l’actualité ?
    • exemple d’article attendu : comment contacter l’établissement, horaires d’ouverture des locaux ou du standard téléphonique, coordonnées et modalités de contact des personnes clefs…
  • L’information présentée est-elle valorisante pour votre établissement ?
    • de manière générale, il vaut mieux mettre en avant les atouts de l’établissement - projets, travaux pédagogiques remarquables… - qu’afficher au monde entier que “le chauffage étant en panne dans la salle 403, les cours auront lieu en 305”...
  • Des informations publiées sont-elles obsolètes ?
    • c’est peut-être l’occasion de faire un peu de ménage !
  • Les blocs de la page d’accueil sont-ils bien alimentés en actualités, événements ?
    • ils sont généralement alimentés par des rubriques : vérifiez que les actualités importantes sont bien publiées dans ces rubriques, et que les articles sélectionnés unitairement sont toujours éligibles à être mis en avant

Astuce : vérifiez la configuration de la page d’accueil publique (peut nécessiter l’intervention de l’administrateur). Pour en savoir plus, consultez le module d’auto-formation.


Une fois connecté, chaque usager pourra accéder à l’information et aux services qui le concernent. Tous les ENTs déployés depuis ces dernières années disposent de rubriques “clefs en main” dédiées :

  • À la communication publique, 
  • À la communication réservée aux membres de l’établissement, 
  • Ou à la communication vers une partie des membres de l’établissement.

 Il est ainsi facile de pousser une information vers les usagers, simplement en publiant au bon endroit :

Besoin Rubrique où publier Qui peut publier par défaut ? Résultats
Afficher une actualité sur la partie publique L'établissement > Actualités Membres des groupes : "Chef d'établissement", "Responsables web" et Administrateurs Actualité visible : 
  • Sur la page d'accueil publique
  • Sur la page d'accueil personnelle en mode connecté, à droite
  • Dans l'application mobile
Annoncer un événement à venir sur la partie publique L'établissement > Agenda
Diffuser une actualité / annoncer un événement privé pour tous les membres de l'établissement Vie de l'établissement > Membres des groupes : "Chef d'établissement", "Responsables web", "Sécrétariat" et Administrateurs Actualité visible : 
  • Sur la page d'accueil personnelle en mode connecté, à droite
  • Dans l'application mobile
Diffuser une actualité / un événement privé pour un profil particulier :
- Personnels (enseignants, non enseignants...) Vie de l'établissement > Espace personnels
- Élèves Vie de l'établissement > Espace élèves
- Parents Vie de l'établissement > Espace parents


Autrement dit :


Chaque établissement a pu modifier ou mettre en oeuvre sa propre arborescence, surtout ceux déployés depuis plus de 2 ans : vérifiez qu’elle soit opportune et claire pour vos utilisateurs.

Dans chaque rubrique, le service blog est très souvent activé : pratique pour publier des actualités, qui peuvent comporter des images, des documents joints à télécharger.

L’espace des personnels peut servir à dialoguer entre enseignants et personnels de l’établissement via le service blog, l'agenda partagé pour les réunions, le forum pour échanger et s’organiser, les dossiers partagés pour les documents importants… même principe pour les autres espaces !

Astuce : pour communiquer un document, privilégiez la pièce jointe à un article. Il est plus simple pour un utilisateur de trouver la procédure pour payer la cantine en ligne dans un article “Comment payer la cantine en ligne par carte bleue ?” que de la trouver dans un fichier stocké dans l’Espace parents, onglet Dossier partagé, Dossier “infos administration”, répertoire “docs”, fichier cb_v2.pdf

Les établissements peuvent aussi communiquer…

...en épinglant des messages dans la page d’accueil personnelle des utilisateurs

L’établissement peut afficher une annonce sur la page d’accueil personnelle de tout ou une partie des utilisateurs :

Chaque annonce émise via le service de “Communication ciblée” peut comporter un texte et être associée à un lien vers une page de l’ENT ou un site internet tiers. Le chef d’établissement, l’administrateur ENT ou toute personne habilitée, pourra ainsi programmer l’affichage d’un tel message, en choisissant la date de début et la date de fin d’affichage.

Astuces :
  • Mieux vaut utiliser cette fonctionnalité de temps en temps qu’afficher une même annonce pendant longtemps
    • les utilisateurs sont plus sensibles à un élément qui apparaît tout d’un coup à la place du bloc “Actualités” qu’à quelque chose qui reste indéfiniment et qui en devient obsolète, et qu’ils auront tendance à ne plus lire / voir
  • Les annonces “Alerte” (rouges) sont prioritaires en ordre d’affichage par rapport aux “Avertissement” (jaunes), elles-mêmes prioritaires à celles de type “Information” (cf. illustration ci-dessus). En pratique, il est :
    • assez rare d’avoir à publier une alerte (“plus que 5 jours pour déposer son dossier sur ParcourSup”),
    • moins rare de publier des avertissements (“plus que 15 jours pour déposer son dossier sur ParcourSup”)
    • plus fréquent de publier des informations (“Le paiement de la cantine par CB à l’accueil sera bientôt possible - En savoir plus”) 

...en envoyant des messages aux utilisateurs

Pour envoyer un message dans la messagerie à tous les usagers de l’établissement, tous ceux de tel profil, ou encore cibler spécifiquement les élèves de niveau 3ème par exemple, un seul service : Communication ciblée”, canal “Messagerie ENT.

Pour communiquer de manière plus précise avec les élèves, enseignants, parents d’une classe précise, le service “Messagerie” est à utiliser. Grâce à l’assistant destinataire, les équipes de direction, CPE, secrétariat pourront écrire à toutes les classes de l’établissement ; chaque enseignant pourra le faire uniquement vers ses classes.

Si vous souhaitez récolter les réponses de chacun sans que les échanges suite à votre message le transforment en forum, comme dans n’importe quelle messagerie la fonctionnalité “CCI” est là pour ça - chaque destinataire ne répondra qu’à vous.

Mis à jour le 22 avril 2020