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Guide Facturation : réaliser sa facturation en 5 étapes

(Re)découvrez dans cet article nos 5 étapes clés détaillées et illustrées pour réaliser sereinement votre facturation établissement avec Skolengo Gestion.

Les 5 étapes clés pour une facturation réussie 

Nous mettons à votre disposition cet article détaillé pour accompagner notre Infographie : 5 étapes clés pour une facturation réussie.

Cliquez sur l'étape qui vous intéresse pour plus de détails : 

1. Vérifier la configuration des frais et des remises
2. Configurer les fiches élèves et le "Qui paie quoi ?"
3. Contrôler les échéanciers et le mode de paiement des payeurs
4. Générer les factures pro forma et vérifier les droits constatés
5. Valider les factures pro forma et mettre les factures à disposition des payeurs

 

1. Vérifier la configuration des frais et des remises

Vérifier la configuration des frais

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Saisie > Gestion > Frais", pour paramétrer ou vérifier les frais que vous souhaitez facturer. Vous pouvez modifier les paramétrages des frais déjà renseignés par défaut dans le tableau, ou ajouter un nouveau frais.


Menu : "Saisie > Gestion > Frais"



Écran d'ajout d'un frais


Pour chaque frais que vous souhaitez facturer, vérifiez le mois d'activation sous le menu "Affectation" du détail d'un frais :


Menu : "Affectation" du détail d'un frais - Vérification du mois d'activation


Contrôlez ensuite les montants dans les formules, les affectations et/ou le prix unitaire de chaque frais dans les menus "Formule", "Affectation" et "Informations générales" pour la période en cours de facturation.

À noter que lors de la facturation, le logiciel prendra toujours en compte les montants renseignés (ou non) dans l'ordre suivant :
1. Formule
2. Affectation
3. Prix unitaire


Formule


Menu "Formule" dans le détail d'un frais - Vérification des formules
 

Rappel important concernant les formules
Avant de facturer une nouvelle période (exemple T2), pensez à bien vérifier les résultats des formules et à ajuster les montants si besoin. Par exemple, si les frais de restauration pour les maternelles qui mangent à la cantine 5 jours par semaine sont de 320€ au 1er trimestre, mais de 300€ au 2nd trimestre, il faudra modifier la formule T1 pour T2 :

T1 T2

si (Etab==Maternelle)
 si (JoursCantineTotal==5)
    Result :=320
finsi

si (Etab==Maternelle)
  si (JoursCantineTotal==5)
    Result :=300
  finsi

Affectation


Menu"Affectation" dans le détail d'un frais - Vérification des affectations par MEF
 

Prix unitaire


Menu "Informations générales" dans le détail d'un frais - Vérification du prix unitaire
 

Vérifier la configuration des remises

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Saisie > Gestion > Remises", pour paramétrer ou vérifier les remises éventuelles qui seront assujetties aux frais que vous allez facturer. Vous pouvez modifier les paramétrages des remises déjà renseignées par défaut dans le tableau, ou ajouter une nouvelle remise.


Menu : "Saisie > Gestion > Remises"


Écran d'ajout d'une remise

Pour chaque frais à facturer, assurez-vous de l'ordre de l'application des remises qui lui sont assujetties depuis le menu "Remises" dans le détail du frais :


Menu "Remises" du détail d'un frais - Vérification du niveau d'application

Vérifiez également la configuration de chaque remise depuis son détail (type, méthode, montants...) :


Détail d'une remise - Exemple : vérification des pourcentages appliqués pour un abattement famille nombreuse 
 

2. Configurer les fiches élèves et le "Qui paie quoi ?"

Dans le module Gestion (Factos), vérifiez et ajustez si besoin les frais et remises appliqués pour les élèves directement depuis leurs fiches, sous l’onglet « Facturation ».


Onglet "Facturation" de la fiche élève
 

Indiquez qui sont les payeurs et modifiez le pourcentage de répartition du paiement pour chaque payeur si besoin dans l'encart "Pourcentages" :


Onglet "Facturation" de la fiche élève - Activation des payeurs et répartition du paiement dans l'encart "Pourcentages"


Activez les remises dont bénéficie l'élève et renseignez leurs montants si besoin dans l'encart "Remises" :


Onglet "Facturation" de la fiche élève - Activation des remises et indication des montants dans l'encart "Remises" 

À noter concernant le bloc "Remises"
  • La valeur indiquée ne sera utilisée que si la remise est configurée avec une formule contenant : "Result:= valeleve" ;
  • La valeur peut être indiquée en % ou en montant : elle sera appliquée à l'ensemble des frais sur lesquels la remise s'applique, en fonction de la configuration de la remise (formule) sur chaque frais.


Une fois les pourcentages et remises définis, l'écran de préparation des frais facturables vous permet de modifier directement les pourcentages de répartition entre les payeurs, voire d’ajuster la valeur de chaque frais si besoin. Un exemple ci-dessous avec l'ajustement des frais de scolarité d'un élève qui aurait manqué quelques semaines de cours :


Onglet "Facturation" de la fiche élève - Répartition des paiements et ajustement des valeurs des frais depuis l'encart "Préparation des frais facturables"

3. Contrôler les échéanciers et le mode de paiement des payeurs

Dans le module Gestion (Factos), contrôlez les échéanciers des payeurs directement sur les fiches des responsables, sous l’onglet « Facturation ».


Onglet "Facturation" de la fiche Responsable - Contrôle des échéanciers depuis l'encart "Informations financières"
 

Les 4 fonctionnalités suivantes de l'encart "Informations financières" permettent de paramétrer les échéanciers du payeur :

  • Nombre d'échéance : en combien d'échéances sera découpé le montant total dû ;
  • Jour/date d'échéance : quel jour du mois le paiement doit avoir lieu ;
  • Périodicité : fréquence de paiement en mois ;
  • Mois courant : si cette case est cochée et que la prochaine échéance n'est pas passée, le payeur paiera au mois courant, sinon il paiera au mois prochain. Si la case n'est pas cochée, le paiement s'effectuera par défaut au mois prochain.
Par exemple, pour un payeur autorisé à payer en 3 fois tous les mois en date du 3, si la première facturation est effectuée avant le 3 et que le premier règlement doit avoir lieu au mois courant, on aura les informations financières suivantes pour le payeur :


Autre exemple, pour un payeur autorisé à payer en 2 fois tous les 6 mois en date du 18, si la première facturation est effectuée avant le 18 et que le premier règlement doit avoir lieu au mois courant, on aura les informations financières suivantes pour le payeur :
 

Pour indiquer que le payeur est en mode facturation annuelle, cochez la case ad hoc du bloc Informations financières :


 

Une fois les informations financières contrôlées, vérifiez également le mode de paiement et les informations bancaires pour les payeurs en prélèvement sous l'onglet "Informations générales" :


Onglet "Informations générales" de la fiche Responsable


Encart "Informations bancaires" - Vérification du mode de paiement et des informations bancaires du payeur

Astuce 
Pour gagner du temps sur la saisie ou mise à jour des informations financières ou bancaires des responsables, rendez-vous sous le menu "Outils > Saisie multiple/groupée - Responsables" du module Gestion (Factos) :


Menu "Outils > Saisie multiple/groupée - Responsables" - Saisie en masse des informations financières ou bancaires des responsables


Sélectionnez les responsables concernés par les saisies ou modifications dans le bloc "Choix des personnes". Vous pourrez ensuite, dans le bloc "Choix de l'action", choisir de :

  • Effectuer une saisie multiple d'informations financières ou bancaires des responsables sur les champs souhaités :

  • Effectuer une modification groupée d'informations financières ou bancaires des responsables (la modification des champs souhaités s'appliquera à l'ensemble des personnes sélectionnées) :



 

4. Générer les factures proforma et vérifier les droits constatés

Générer les factures proforma

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Finance > Facturation Globale Élève" pour sélectionner l'ensemble des élèves à facturer, renseigner les informations de facturation et générer les factures pro forma


Menu : "Finance > Facturation Globale Élève"


Bloc de sélection des élèves


Bloc d'ajout des informations de facturation 

Détails concernant les champs du bloc "Informations de facturation" :
  • Nom (obligatoire) :
    • Nom du lot de factures ;
    • Sert à identifier le lot ;
    • Apparaît dans toutes les listes de facture (listes des factures, listes des factures et historique opérations sur fiche élève et fiche responsable etc.) ;
    • N'apparaît pas sur la facture.
  • Préfixe :
    • Préfixe des numéros de pièce du lot de factures ;
    • Sert à ajouter un préfixe au numéro de pièce ;
    • Apparaît dans la liste des factures et des opérations, historique des opérations et liste des échéanciers sur fiche élève et responsable ;
    • N'apparaît pas sur la facture.
  • Suffixe :
    • Suffixe des numéros de pièce du lot de factures ;
    • Sert à ajouter un suffixe au numéro de pièce ;
    • Apparaît dans la liste des factures et des opérations, historique des opérations et liste des échéanciers sur fiche élève et responsable ;
    • N'apparaît pas sur la facture.
  • Période :
    • Période de facturation ;
    • Sert à identifier à quelle période (trimestre en général) correspond la facturation (sert notamment à récupérer les montants de frais dans l'onglet affectation de la saisie du frais si renseigné) ;
    • Apparaît sur la facture.
  • Mois :
    • Sert à activer tous les frais qui ont le mois d'activation sélectionné activé (exemple "Janvier" dans la capture ci-dessus : tous les frais ayant janvier comme mois d'activation seront pris en compte pour la facturation,  cf. § mois d'activation du frais) ;
    • N'apparaît pas sur la facture.
  • Date (obligatoire) :
    • Sert à définir la date de facturation ;
    • Apparaît sur chaque facture dont le champ "date_facturation" a été défini sur le template du modèle de facture.
  • Date de règlement (obligatoire) : 
    • Sert à définir la date de règlement ;
    • Apparaît sur chaque facture au niveau de l'encart des échéanciers si configuré sur le template du modèle de facture.
  • Modèle :
    • Sert à définir le template de facture à utiliser ;
    • N'apparaît pas sur les factures.
  • Ne pas tenir compte des échéanciers : 
    • Sert à ne pas tenir compte de la configuration des échéanciers sur la fiche responsable (1 seul et unique échéancier de créée avec la date de règlement) ;
    • Apparaît sur la facture si l'encart échéanciers a été configuré sur le template du modèle de facture.
  • Ne pas tenir compte du mode de paiement 
    • Sert à ne pas tenir compte du mode de paiement configuré sur la fiche responsable, par exemple "prélèvement". Le montant ne fera alors pas l'objet d'un prélèvement automatique.
    • N'apparaît pas sur la facture.
  • Afficher le solde dû antérieur : 
    • Sert à afficher les montants restant dû et le net à payer sur la facture.


Bloc de génération des factures pro forma



Génération des factures pro forma - Exemple facturation T2


Une fois généré, votre lot de facture pro forma sera directement accessible et modifiable depuis le menu "Finance > Liste des factures" du module Gestion (Factos). Vous pouvez éditer unitairement les factures pro forma pour réaliser des ajustements/modifications :


Écran d'édition d'une facture pro forma

Vous pouvez valider toutes les factures pro forma directement, mais il est fortement conseillé de vérifier les droits constatés des élèves avant de valider les factures.
 

Afficher les avances et/ou les acomptes sur les factures

Depuis le menu "Finance > Liste des factures", vous pouvez, si vous le souhaitez, répartir les avances et les acomptes sur l'ensemble des lots de factures pro forma

La répartition des avances et des acomptes sur vos factures pro forma permet de transmettre aux familles une facture avec le montant d'avance et d'acompte déduit de leur solde. La ventilation réelle de ces avances et acomptes n'est pas effective, elle reste manuelle et sera possible à la validation des factures.

Vérifier les droits constatés

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Finance > Droits constatés" pour vérifier les factures pro forma générées. Filtrez la liste des droits constatés à afficher par type "Pro forma", puis exportez les données au format Excel pour obtenir le détail des droits constatés, afin de vérifier l’ensemble des données facturées. Un exemple ci-dessous avec un récapitulatif des droits constatés par établissement et frais ainsi que par remises accordées.


Menu : "Finance > Droits constatés" - Exemple d'affichage des droits constatés des factures pro forma du 2ème trimestre


Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir rapidement qu'un frais a été facturé en trop : GARDERIE 1ER TRI. Il suffira de se rendre sur le lot de facture pro forma et de supprimer ce frais pour corriger et mettre à jour les droits constatés. 


Suppression d'un frais sur un lot de factures pro forma

De la même manière qu'il est possible de supprimer rapidement des frais des pro forma, il est bien sûr possible d'en ajouter.

Astuce 
Pour corriger les erreurs éventuelles sur les factures élèves, modifiez votre lot de factures pro forma depuis le menu "Finance > Liste des factures". Il suffira de rechercher le nom de l’élève concerné par l’erreur pour modifier directement sa facture pro forma, ce qui aura pour effet la mise à jour automatique des droits constatés.


Liste des factures pro forma - Champ de recherche élève

 

5. Valider les factures pro forma et mettre les factures à disposition des payeurs

Valider les factures pro forma

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Finance > Liste des factures" et modifiez votre lot de factures pro format pour la valider. L'action étant irréversible, vous devrez confirmer votre action.


Menu : "Finance > Liste des factures" > Modification d'un lot de facture pro forma > Action "Valider"' > Fenêtre de confirmation

Une fois le lot de factures pro forma validé, un numéro est attribué automatiquement à chaque facture : les factures sont désormais immuables et toute correction devra s'effectuer via des factures complémentaires. Il est alors possible de valider les droits constatés.

Valider les droits constatés

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Finance > Droits constatés" et filtrez sur le type "Validée"pour afficher les droits constatés du lot de factures pro forma validé. Attribuez un numéro de validation, puis cliquez sur "Valider".
 

Il sera par la suite possible de retrouver le DC validé sous le menu : "Finance > Droits constatés" avec le filtre "Type : Validée", en sélectionnant le numéro de validation :
 
 

Il est possible de mettre les factures à disposition des payeurs sur le portail parents avant ou après validation des pro forma : nous illustrons ci-dessous la mise à disposition des factures sur le portail parents une fois celles-ci validées.


Mettre les factures à disposition des payeurs

Dans le module Gestion (Factos), rendez-vous sous le menu : "Finance > Liste des factures", sélectionnez votre lot de factures validées puis cliquez sur "Envoyer par mail". Rendez-vous ensuite sous le menu "Outils > Synchronisation" de l'application Skolengo Gestion pour synchroniser l'application avec le portail parents : dès lors, chaque payeur recevra une notification lui indiquant qu'une nouvelle facture à régler est disponible sur le portail parents.

Il est aussi possible de générer un publipostage de toutes les factures au format PDF pour réaliser un envoi par la poste en cliquant sur « Imprimer ».


Menu : "Finance > Liste des factures" > Sélection d'un lot de factures validées
 


Menu : "Finance > Liste des factures" > Sélection d'un lot de factures validées > Action : Envoi par mail 
 

Skolengo Gestion - Menu : "Outils > Synchronisation"
 
Portail parents - Liste des factures du responsable et paiement en ligne disponible
 

- À vous de jouer : bonne facturation avec Skolengo Gestion ! -



 

Mis à jour le 20 janvier 2020