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Skolengo Gestion (Factos 3) : les dernières nouveautés - Février-Mars 2020

Skolengo Gestion (Factos 3) évolue tout au long de l'année : (re)découvrez dans cet article les principales évolutions et améliorations apportées en février et mars 2020.

Cliquez sur l'évolution qui vous intéresse pour obtenir plus de détails :

Facturation/Comptabilité/Encaissements

Portail parents

​​​Administratif

 

Ergonomie

Évolutions précédentes


* Évolutions à venir *

Réservation des avances et des acomptes pour un frais et/ou un élève

Il est maintenant possible de réserver tout ou partie de l'avance et de l'acompte générés lors d'un encaissement.


Fonctionnalités : "Réserver une partie de l'avance libre" et "Réserver une partie de l'acompte libre"

Il est ensuite possible de répartir les avances et/ou acomptes sur les pro forma depuis la liste des factures :


Fonctionnalité de répartition des avances et acomptes sur les factures pro forma

À la validation du lot de factures pro forma, les montants d'avance et d'acompte répartis précédemment sont automatiquement encaissés :


Fenêtre de validation du lot de pro forma - Encaissement des avances et acomptes

La liste des encaissements se met automatiquement à jour avec les montants d'avances, d'acomptes, et les ventilations éventuelles effectuées :


Liste des encaissements - Colonnes "Avances" et "Acomptes" et ligne "Ventilation"

L'onglet "Facturation" de la fiche responsable a également évolué et comprend désormais le solde d'avance disponible du responsable, ainsi que solde d'avance réservée (icône cadenas) :


Fiche responsable, Onglet "Facturation" : solde d'avance et solde d'avance réservée disponibles

Enfin, le nouveau menu : "Finance > Réservation avances acomptes" (également accessible depuis l'onglet "Facturation" de la fiche responsable, cf. bouton "Répartition des avances et acomptes" sur la capture ci-dessus) permet de visualiser toutes les allocations effectuées sur les factures pro forma suite à la répartition précédemment effectuée :


Menu : "Finance > Réservation avances acomptes"

En savoir plus (Vidéo démo) >>

Autoriser ou bloquer facilement le paiement en ligne des factures

Cette évolution permet avant tout de pouvoir activer le paiement en ligne des inscriptions par exemple, sans devoir nécessairement activer le paiement en ligne des factures.

Dans la configuration du portail parents (menu "Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Configuration"), dans l'encart "Facturation", une nouvelle case à cocher : "Autoriser le paiement en ligne des factures" a été ajoutée.


Case à cocher "Autoriser le paiement en ligne des factures"

Si la case est cochée, les responsables pourront payer toutes leurs factures en ligne sur le portail parents.


Exemple : vue parents si la case "Autoriser le paiement en ligne des factures"  est cochée dans la configuration Aciaservices

Si la case n'est pas cochée, les responsables pourront simplement visualiser la liste de leurs factures sur le portail parents sans avoir la possibilité de payer en ligne.


Exemple : vue parents si la case "Autoriser le paiement en ligne des factures" n'est pas cochée dans la configuration Aciaservices

Gérer les abattements par date d'entrée dans l'établissement

Lors de l'ajout ou modification d'une remise suivant la méthode "Grille", une nouvelle option permet de configurer la remise par "Position par rapport à la date d'entre de l'élève" :


Nouvelle option de configuration d'une remise suivante la méthode "Grille" :  Position par rapport à la date d'entrée de l'élève

Il suffit ensuite de sélectionner l'ordre des enfants : du "premier au dernier" ou du "dernier au premier",  puis de renseigner les remises périodiques ou annuelles dans le tableau en fonction de la position de l'élève, pour finaliser la configuration de la remise.
 

Ordre des enfants : "Premier au dernier" ou "Dernier au premier"

Information complémentaire : si plusieurs enfants ont la même date d'entrée dans l'établissement, l'ordre sera établi en fonction des dates de transfert de leur dossier d'inscription en dossier élève ; s'ils ont la même date d'entrée dans l'établissement et la même date de transfert de dossier, l'ordre sera établi en fonction de leur date de naissance.

Simplification des complémentaires

La facturation des complémentaires a été améliorée : il est maintenant possible de saisir librement les montants souhaités dans la liste de frais. Des contrôles de cohérences sont effectués sur votre saisie seulement après un clic sur "Enregistrer". 


Contrôle de cohérence après la saisie d'un montant trop élevé
 

En savoir plus (Vidéo démo) >>

Double adressage des factures et des relances

Dans le prolongement des évolutions réalisées sur les templates en janvier, la fonctionnalité de double adressage des factures et des relances comprend désormais l'envoi de notifications par mail et l'affichage des factures sur le portail parents.


Exemple d'un template de relance

En savoir plus (Vidéo démo) >>
 

Numérotation des factures

Dans Skolengo Gestion, sous le menu "Admin > Configuration > Gestion", une nouvelle option permet de réinitialiser les numéros de facture lors des changements de préfixes.


Menu "Admin > Configuration > Gestion" - Option "Réinitialiser les numéros de facture lors des changements de préfixes"

En savoir plus (Vidéo démo) >>

Saisie et configuration d'un frais : onglet "Affectation Comptabilité" supprimé 

L'onglet "Affectation Comptabilité" dans le détail d'un frais (symbole "€"), non utilisé par les utilisateurs, a été supprimé.


Onglet "Affectation comptabilité" supprimé

Listes libres : ajout des champs "GSM" et "Indicatif GSM"

Il est maintenant possible d'éditer des listes libres comprenant le GSM et /ou l'indicatif GSM des responsables :


Champ "GSM" sélectionnable dans les critères des champs à faire apparaître sur une liste libre

Envoi d'un email (avec sélection possible d'un template) depuis la fiche d'un préinscrit

Il est maintenant possible d'envoyer un email au(x) responsables(s) directement depuis la fiche d'un préinscrit grâce à l'icône dédiée, en sélectionnant un template ou non :


Icône "email" sur la fiche d'un préinscrit



Fenêtre d'envoi de l'email - Sélection possible d'un template de mail

En savoir plus (Vidéo démo) >>

Fusionner deux fiches responsables pour n'en conserver qu'une seule

Il est dorénavant possible de fusionner les informations d'une fiche responsable à supprimer avec les informations d'une fiche responsable à conserver grâce au nouveau service disponible sous le menu "Outils > Gestion des doublons - Responsables" :


Menu : "Outils > Gestion des doublons - Responsables"


Exemple : fusion de deux comptes responsables

Cette évolution fait suite à de nombreuses demandes de la part des équipes administratives de pouvoir facilement "nettoyer" la base de données de l'établissement (cas récurrent de deux comtes responsables créés pour deux enfants de la même famille par exemple).
 

Navigation simplifiée

Notre équipe a pris en compte vos retours afin d'améliorer l'ergonomie de Skolengo Gestion : 
  • Depuis la liste des factures, il est possible d'accéder directement aux onglets "Facturation" des fiches responsables et fiches élèves en cliquant sur les noms des personnes :


Menu "Finance > Liste des factures" - Noms des payeurs et des élèves : liens cliquables
 

  • De la même manière, depuis les onglets "Facturation" des fiches responsables/fiches élèves, dans l'encart "Historique des opération", il est possible d'accéder aux fiches des enfants/payeurs concernés :

Onglet "Facturation" d'une fiche responsable - Nom des élèves cliquables dans l'historique des opérations

Évolutions en cours de développement

Afin de répondre au mieux aux besoins et retours de nos utilisateurs, nous effectuons régulièrement des mises à jour et mises en ligne de nouvelles fonctionnalités. Voici une liste non exhaustive des nouveautés et améliorations qui seront prochainement disponibles sur Skolengo Gestion (Factos 3) pour les équipes administratives et financières :
  • Envoi de mail groupé aux préinscrits ;
  • Envoi de notification de prélèvement aux payeurs ;
  • Modifier les comptes auxiliaires des responsables.
Mis à jour le 28 avril 2020