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Skolengo Gestion : les dernières nouveautés - Mai-Juin 2020

Skolengo Gestion évolue tout au long de l'année : (re)découvrez dans cet article les principales évolutions et améliorations apportées en mai et juin 2020.

Cliquez sur l'évolution qui vous intéresse pour obtenir plus de détails :

Administratif

Portail parents

Facturation/Comptabilité/Encaissements

Ergonomie

Évolutions précédentes


* Évolutions à venir *

Afficher ou non les enseignements à distance lors du processus de préinscription

Une nouvelle option permet d'afficher ou non les enseignements proposés à distance (liste des matières) lors du processus de préinscription (étape "Formation suivie") :


Menu : Admin > Configuration Skolengo (Aciaservices) > Affichage


Option "Enseignements à distance"



Choix de l'enseignement à distance sur le portail parents lors du processus de préinscription

Permettre de charger un document de préinscription à renvoyer

Les documents administratifs demandés par l'établissement peuvent être joints par les responsables directement dans leur demande de préinscription en ligne. Les documents renvoyés apparaissent automatiquement sur les fiches des préinscrits/élèves et peuvent dorénavant être modifiés/mis à jour par l'équipe administrative.


 Fiche d'un préinscrit : Bloc "Documents" et actions possibles
 

Permettre de préciser la date d'arrivée de l'élève lors du processus de préinscription

Un nouveau champ permet au responsable de modifier la date d'entrée de l'élève dans l'établissement lors de l'étape "Scolarité" du processus de préinscription. Par défaut, il s'agit de la date de rentrée scolaire.


Processus de préinscription - Champ "Date d'entrée prévue" ajouté à l'étape "Scolarité'
 

Permettre d'inscrire un élève au même MEF sur plusieurs établissements lors du processus de préinscription

Lors du processus de préinscription, les responsables peuvent maintenant sélectionner le même voeu de formation sur plusieurs établissements différents. 


 

Pouvoir envoyer un mail groupé aux préinscrits

Les équipes administratives peuvent maintenant envoyer des mails groupés aux préinscrits : les variables correspondant aux données des préinscrits ont été ajoutées dans le template "Modèle Mail" et le service publipostage permet de sélectionner les responsables des élèves préinscrits (sélection des préinscrits par décision par exemple).


Publipostage - Sélection des préinscrits et champ de sélection "Décision"

Gestion des doublons des responsables

Le nouveau service du module Gestion, disponible sous le menu "Outils > Gestion des doublons - Responsables", permet aux équipes administratives de fusionner simplement et rapidement les informations d'un compte à supprimer avec celles d'un compte à conserver. L'ensemble des informations (factures, encaissements, enfants, etc.) sont bien récupérées sur le compte conservé.


Module Gestion - Nouveau service "Gestion des doublons - Responsables"



Fusion de 2 comptes responsables

Module Restauration : pouvoir personnaliser les modalités de réservation (nombre de réservations possibles et combien de jours à l'avance)

Chaque établissement peut désormais définir combien de temps à l'avance il est possible de réserver une place, et limiter le nombre de réservations possibles selon la capacité de son service.


Configuration du portail parents (aciaservices) -  Paramètre permettant de définir le nombre de jour(s) réservable(s) à l'avance



Configuration d'un service repas - Champs "Nombre de réservation maximum par jour" et "Nombre maximum de réservation par semaine"




Vue portail parents - information sur le nombre de places restantes pour chaque service repas

Choix du profil pour un utilisateur possédant 2 comptes

Les personnels d'établissement qui sont aussi responsables légaux peuvent maintenant se connecter sur le portail parents en choisissant leur profil :


Mire de connexion au portail parents - Choix du profil 

Supprimer la répartition des avances et des acomptes sur les pro forma

Les équipes financières ont maintenant la possibilité d'annuler les avances et acomptes ventilés sur les pro forma depuis la liste des factures, grâce au bouton d'action "Annuler toutes les allocations" :


Liste des factures - Bouton "Annuler toutes les allocations"
 

Pouvoir notifier les responsables d'un prélèvement

Les équipes administratives et financières peuvent maintenant notifier les responsables qu'un prélèvement va être effectué sur leur compte : un nouveau template "Notification de prélèvement" a été ajouté aux templates présents par défaut dans l'application, et les notifications de prélèvement peuvent être envoyées aux responsables concernés depuis le module "Comptabilité".

À noter : l'envoi de notifications de prélèvement fonctionne uniquement sur les lots de prélèvements non validés.


Module Comptabilité - Service "Prélèvements"



Création du prélèvement et envoi des notifications



Fenêtre de confirmation d'envoi des notifications de prélèvement pour les payeurs concernés
 

Toutes les notifications envoyées peuvent être retrouvées dans les lots de mails.

Pouvoir éditer un relevé de compte avec une vue globale par payeur

Depuis la fiche responsable, les utilisateurs autorisés peuvent dorénavant éditer un relevé de compte avec une vue globale par payeur.


Sélection du type de relevé de compte à éditer : "Relevé de compte" (vue globale par payeur) ou "Relevé de compte groupé par élève"



Exemple d'un relevé de compte avec une vue globale pour le payeur



Exemple d'un relevé de compte de payeur groupé par élève

Améliorations de la recherche élève

La recherche élève comprend maintenant les élèves présents et sortis de l'établissement et un nouveau filtre permet de filtrer les résultats sur "Tous les élèves" :


Module Gestion - Menu "Personnes > Élèves"

Navigation rapide entre élèves

Il est possible de naviguer facilement de la fiche d'un élève à celle d'un autre grâce au sélecteur ajouté en haut à droite de chaque fiche élève.


Sélecteur classe/élève 

Revue de la fenêtre d'informations "Fratrie"

La fenêtre d'informations "Fratrie", accessible depuis les fiches des préinscrits et des élèves, a été revue pour rendre les informations sur les responsables 1 et 2 plus accessibles.

Configurer plus simplement les frais des activités extra-scolaires

Afin de faciliter la facturation des activités extra-scolaires : lors de la création d'une activité, le frais lié est dorénavant automatiquement créé dans le module Gestion.
 


Exemple : création automatique du frais lié à l'activité "Basket"


Exemple : informations générales et mois d'activation du frais lié à l'activité "Basket"

Évolutions en cours de développement

Afin de répondre au mieux aux besoins et retours de nos utilisateurs, nous effectuons régulièrement des mises à jour et mises en ligne de nouvelles fonctionnalités. Voici une liste non exhaustive des nouveautés et améliorations qui seront prochainement disponibles sur Skolengo Gestion pour les équipes administratives et financières :
  • Améliorations diverses du module Restauration dont la mise en place de davantage de limitations (exemple : limiter le nombre de réservations qu'un parent peut effectuer en avance) ;
  • Synchronisation automatique entre le module Gestion & Administration et le portail parents ;
  • Accès direct à l'aide en ligne depuis le module Gestion & Administration ;
  • Etc.
Mis à jour le 2 juillet 2020